Hiermit werden Festlegungen getroffen, dass alle qualitätsrelevanten Dokumente nach einheitlichen Verfahren erstellt, genehmigt, gehandhabt, geändert und archiviert werden. Für die Genehmigung von QM-Dokumentationen ist die Geschäftsleitung verantwortlich. Die Erstellung von Dokumenten kann delegiert werden. Änderungen unterliegen demselben Ablauf wie Neuerstellungen.

Die Dokumentation ist einheitlich aufgebaut und erkennbar sind: Verantwortlicher, Geltungsbereich, Gültigkeit, Änderungsstand und Freigabe. Die Dokumentation ermöglicht eine eindeutige Identifizierung, klare Rückverfolgbarkeit und dient als entlastender Beweis bei Regressansprüchen.

Verantwortlich für die Einhaltung der eingeführten Verfahren ist die Geschäftsleitung und die Bereichsleiter der jeweiligen Fachbereiche.

Qualitätsaufzeichnungen entstehen bei Prüfungen, der Lieferantenauswahl, Ergebnisse interner Audits und der Auswertung aus Reklamationen. Die Aufbewahrung erfolgt verlustsicher.

Qualitätsaufzeichnungen und Dokumente von Lieferanten werden bei Bedarf angegliedert.

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